เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

 เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

1)  ประกอบด้วยคำหลักๆ ดังนี้
-  เทคนิค  คือ  วิธีการ  ทางเลือกที่หลากหลาย  และเหมาะสม-  บริหาร  คือ  การแบ่ง  การจัดสรร  การให้  การจัดลำดับความสำคัญ
-  ประสิทธิภาพ  คือ  ความถูกต้อง  ถูกใจ  ได้ผล  (ตรงตามเป้าหมาย  เหมาะสมกับเวลา  ค่าใช้จ่าย  ความรู้ ความสามารถ  เทคโนโลยี)          
โดยหัวใจหลักในการทำงานนั้นให้พยายามคิดถึงการคุ้มทุน  คุ้มค่า  และเป้าหมายของการบริหารเวลาคือ  เพื่อชีวิตและงาน  รวมทั้งเพื่อครอบครัว  สำหรับการพัฒนางานประจำต้องอาศัยทั้งการพัฒนางานและพัฒนาคนไปพร้อมๆกัน 

(2)  ปัญหาของการไม่บริหารเวลาเนื่องจากเวลาในแต่ละวันของคนเรามี 24 ชั่วโมงเท่ากัน  ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับแต่ละคนว่าจะบริหารจัดการเวลาที่มีอยู่ได้ดีมากน้อยเพียงใด  การไม่รู้จักบริหารเวลาย่อมทำให้เกิดผลเสียและปัญหาต่างๆมากมาย  ดังนี้
-          ความไม่ก้าวหน้าขององค์กร  และบุคลากร-          ใช้เวลาทำงานมาก  ไม่เป็นระบบ
-          ทำงานช้า  ทำงานไม่ทัน  งานคุณภาพไม่ดี-          ทำงานแบบเร่งด่วนในเรื่องที่ปกติ
-          ทำงานซ้ำในแต่ละขั้นตอน
-          เพิ่มขั้นตอนในการทำงาน
-          ไม่มีเวลาพักผ่อน/พัฒนางาน/ตนเองโดยที่การบริหารเวลาที่ดีนั้น  ต้องสอดคล้องสัมพันธ์กับระบบและการบริหารงาน

(3)  ความจำเป็นของการบริหารเวลา          
   อย่างที่กล่าวมาแล้วว่าเวลาที่ทุกคนถือครองในแต่ละวันมีเท่ากัน  จึงมีความจำเป็นที่ต้องมีการบริหารเพื่อการใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด  จะเห็นได้ว่าบุคคลที่มีความก้าวหน้าในชีวิตส่วนใหญ่ไม่มีใครนั่งเฉยๆ  แต่ละคนต้องทำงานมากมายในแต่ละวัน  และต้องรู้จักบริหารเวลา  ความจำเป็นในการบริหารเวลามีดังนี้
-          เพื่อความสำเร็จของงานและชีวิต
-          เพื่อการจัดการใช้  ทำให้มีค่าเพิ่มขึ้น  เป็นเงิน  เป็นเกียรติ   เป็นสุข
-          การจัดเวลาเพื่อทำให้ work smart, not work hard
-          สามารถพัฒนางานและตนเองสู่เป้าหมาย
-          ทำงานอย่างมีความสุขโดยที่การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ  ต้อง
-          ทำแผนและข้อมูลการใช้เวลา  ให้เหมาะสมกับงาน  ชีวิต  การพัฒนางาน  การพัฒนาตน  อายุงาน  อายุคน
-          มีวินัยกับการใช้เวลา  พยายามทำงานตามแผน/กำหนดการให้มากที่สุด
-          ตรวจสอบการใช้เวลา  แผน  ผล  ประสิทธิภาพ  และพยายามเตือนตัวเองไว้เสมอว่าทำให้ดีกว่าได้หรือไม่
-          ถ้าเรารู้จักการให้เวลา  จะไม่มีคำว่าไม่มีเวลา

(4)  เทคนิคการบริหารเวลา   

    ทำข้อมูลใช้เวลาและขั้นตอนการทำงานทั้งของตัวเองและของระบบ
    วิเคราะห์ความเหมาะสมของการใช้เวลา  ไม่กระทบงานและทำงานได้ดี  มองที่เป้าหมายและความสัมพันธ์ของระบบงาน  คุ้มทุน  คุ้มค่า  เทียบเคียง
    จัดลำดับการใช้เวลาความความสำคัญของงาน  (งานสำคัญ  งานด่วน  งานประจำ  งานพิเศษ  งานพัฒนา งาน ส่วนตัว  ปริมาณ  คุณภาพ)
   จัดระบบและกระบวนการใช้เวลา  ทำ to do list, reminder  ตรวจติดตามเป็นปี  ช่วง  เดือน สัปดาห์  วัน
    วิเคราะห์/ประเมินการใช้เวลา  หาช่วงเวลาทำงานได้ดี/ไม่ดี  ปัญหา  สาเหตุ  (ความรู้  ความสามารถ ทักษะ  อุปกรณ์  เครื่องมือ)  แนวทางแก้ไข  ทางเลือก  หา/จัดเวลาเพื่อประโยชน์ต่อตนเอง

(5)  เทคนิคในการจัดการกับปัญหาที่ทำให้เสียเวลา
         1)  เรียนรู้  ทำความเข้าใจ  ติดตามเป้าหมาย  ระบบงาน  ความต้องการและความสัมพันธ์ของงานและองค์กร
        2)   วิเคราะห์องค์ประกอบที่จะสามารถทำงานได้ดี  ดีกว่า  อุปกรณ์  เครื่องมือ
        3)   เรียนรู้ถึงความรู้  ความสามารถ  ทักษะนิสัย  การทำงานของเพื่อนร่วมงาน  เพื่อนำมาจัดการระบบงานร่วม
        4)   เรียนรู้นิสัย  บุคลิก  ลักษณะของลูกค้า  และผู้ร่วมทำร่วมใช้  ช่วยจัดการงานและเวลาให้เกิดประสิทธิภาพ
        5)   เรียนรู้แนวทาง  เครื่องมือ  ช่วยทำงาน  สอดส่องศึกษาว่าที่ไหนมีดีกว่า  เพื่อไปศึกษาดูงาน

(6)  เครื่องมือการบริหารเวลา

         TQM (Total Quality Management, PDCA)  เป็นระบบ  กระบวนการที่มีการตั้งเป้า  ความสำเร็จให้พัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน 
         Strategic planning, SWOT analysis เพื่อกำหนดเป้าหมาย  ทางเลือก  โดยที่
         Strength  สิ่งที่ทำได้ดี  และทำได้จริง
         Weakness  สิ่งที่คิดว่าสามารถปรับปรุงแล้วทำได้ดี  คุ้มค่า  น่าทำ
         Opportunity  สิ่ง/สภาพสนับสนุนให้ทำได้  เอาส่วนที่ทำได้ไปใช้ให้เกิดมูลค่าและประโยชน์
         Threat   สิ่งที่เป็นอุปสรรค  และไม่สามารถควบคุมและแก้ไขได้  ต้องปรับตัวให้ทำงานได้และต้องวิเคราะห์ข้อมูลและข้อเท็จจริง  ความเป็นไปได้  อนาคต  คู่แข่ง  อยากทำ  ต้องการทำ

          Balanced Scorecard, BSC เพื่อความรอบคอบ  รอบด้าน  และมีตัววัด (ความถูกต้อง ความรวดเร็ว  ทันเวลา  ดี  เท่าเทียม)

ที่มา:http://share.psu.ac.th/blog/marky7650/12287