วันพฤหัสบดีที่ 9 มกราคม พ.ศ. 2557

วิชาการจัดการความรู้ กลยุทธ์การจัดการความรู้

                 กลยุทธ์การจัดการความรู้

              การจัดการความรู้เป็นเป็นเรื่องที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นเพราะสภาพแวดล้อมทั้งหลายมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เช่น การแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้น ความเร็วของการสื่อสารข้อมูลข่าวสารที่ทำให้ความรู้มีอายุของความทันสมัยที่สั้นลง นวัตกรรมทั้งตัวสินค้าและกระบวนการผลิต การจัดการความรู้จะช่วยให้องค์กรสามารถสรรสร้างนวัตกรรมได้เร็วและมีประสิทธิภาพดีกว่าคู่แข่งขัน คำว่า การจัดการในการจัดการความรู้ หมายถึง ปฏิสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับสภาพแวดล้อมว่าองค์กรมีความสามารถในการดำรงและตอบโต้ได้อย่างไร ความรู้เป็นทรัพยากรที่มีค่ายิ่งขององค์กร องค์กรที่เห็นความสำคัญของความรู้จะสร้างความรู้ที่เป็นเอกลักษณ์ ยากต่อการเลียนแบบและสามารถนำมาใช้ให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน การสร้าง เก็บรักษา และยกระดับความรู้จะช่วยให้องค์กรมีความสำเร็จมากขึ้น เราอาจให้นิยามการจัดการความรู้ว่า เป็นกิจกรรมทุกชนิดในการนำความรู้ไปใช้ให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร สามารถเผชิญกับความท้าทายของสภาพแวดล้อมในรูปแบบต่างๆ และดำรงความได้เปรียบในการแข่งขัน

ความแตกต่างระหว่าง Data, Information, Knowledge
            Data คือข้อเท็จจริงในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง สามารถนำมาจัดหมวดหมู่และกระจายเผยแพร่โดยไม่ต้องคำนึงถึงบริบทหรือผู้ใช้
            Information จะตรงกันข้ามกับ Data เพราะ Information จะคำนึงถึงบริบท Information อาจเป็น message หรือข่าวคราวซึ่งเป็นผลมาจากการนำ Data มาตีความ Information จึงเป็นเรื่องที่ผู้รับสามารถทำความเข้าใจและมีความหมายสำหรับผู้ใช้
             Knowledge หรือความรู้ เกิดจากกระบวนการที่บุคคลนำ Information มาไตร่ตรอง ความรู้จึงเป็นสิ่งที่ต้องมีบุคคล ความเชื่อ และประสบการณ์ของบุคคลเป็นบริบท ความรู้จึงเป็นความสามารถที่บุคคลจะนำ Information มาประเมินและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ ความรู้สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มถ้านำไปใช้ปฏิบัติ 

ประเภทของความรู้
            ความรู้แบ่งออกเป็นสองประเภท คือ
1)      Tacit Knowledge
            คือความรู้เฉพาะของบุคคล ผูกติดอยู่กับตัวบุคคล เป็นการยากที่จะทำให้เป็นแบบเป็นแผนและสื่อสารออกไป ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ที่ที่จะแยก จัดเก็บ และขุดความรู้ทั้งหมดทั้งสิ้นที่มีอยู่ในบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
2)      Explicit Knowledge
            คือความรู้ที่สามารถจัดหมวดหมู่ รวบรวม จัดเก็บและกระจายเผยแพร่ออกไปได้ ไม่ผูกติดอยู่กับตัวบุคคลและมีลักษณะคล้ายจะกลายเป็น Data ความรู้ที่เรียกว่า Explicit Knowledge นี้มีรากฐานมาจาก Tacit Knowledge และถูกสร้างขึ้นโดยอาศัยกระบวนการถ่ายทอดส่วนหนึ่งของTacit Knowledge ที่อยู่ภายในบุคคลให้ออกมาอยู่ภายนอก ให้พอสามารถอธิบายได้ว่ามันคืออะไรแม้จะไม่ใช่ทั้งหมดขององค์ความรู้ที่มีอยู่ก็ตาม

กลยุทธ์การจัดการความรู้
            มีกลยุทธ์ที่สำคัญในการนำ Tacit Knowledge และ Explicit Knowledge มาแบ่งปันกันอยู่สองกลยุทธ์ คือ
1)           Codification Strategy
            มีวัตถุประสงค์ที่จะรวบรวมความรู้ จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล และนำออกใช้อย่างเป็นหมวดหมู่ในรูปที่เป็น Explicit Knowledge ซึ่งการนำ Explicit Knowledge มาใช้ซ้ำผ่านกระบวนการจัดการเช่นนี้จะสามารถประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย การออกแบบฐานข้อมูล การบริหารงานเอกสาร และสายการจัดการเพื่อการใช้ข้อมูล จัดเป็นส่วนหนึ่งของ Codification Strategy ซึ่งเป็นกลยุทธ์ที่เหมาะสำหรับองค์กรที่กลยุทธ์ทางธุรกิจมีความต้องการใช้ซ้ำความรู้ที่มีอยู่
2)           Personalization Strategy
            เน้นที่การนำ IT มาช่วยบุคคลสื่อสารความรู้ระหว่างกัน มีวัตถุประสงค์ที่จะถ่ายโอน สื่อสาร และแลกเปลี่ยนความรู้ผ่านเครือข่ายความรู้เช่นการอภิปราย หากองค์กรใดมีกลยุทธ์ทางธุรกิจที่จะสร้างคำตอบใหม่ๆหรือเป็นการเฉพาะให้กับลูกค้าหรือเป็นการสร้างนวัตกรรม องค์กรนั้นควรเลือกกลยุทธ์การจัดการความรู้ประเภท Personalization Strategy มากกว่า Codification Strategy

การจัดการความรู้และกลยุทธ์ทางธุรกิจ
            กลยุทธ์การจัดการความรู้ขององค์กรไม่ใช่เป็นเรื่องของโชค แต่ขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรใช้ปฏิบัติต่อลูกค้าตามฐานะทางเศรษฐกิจของธุรกิจและต่อบุคลากรขององค์กรนั้นเอง เราไม่ควรมีการจัดการความรู้เพียงเพราะเห็นเขาทำกัน จากนิยามที่กล่าวไว้ในเบื้องต้นว่า การจัดการความรู้ควรให้ความสามารถในการแข่งขันแก่องค์กร  การจัดการความรู้จึงควรมีความเชื่อมโยงผูกพันกับวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือหน่วยงานในองค์กร หากการจัดการความรู้ไม่เกิดประโยชน์อะไรแก่องค์กร การจัดการความรู้ก็เป็นเพียงความสิ้นเปลือง ไม่มีประโยชน์ และขัดขวางการดำเนินงาน ด้วยเหตุนี้ ทิศทางการดำเนินกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กรจึงควรเป็นตัวกำหนดทิศทางการดำเนินกิจกรรมของการจัดการความรู้
            การวิเคราะห์สถานภาพขององค์กรในอุตสาหกรรม อาจใช้ Five forces model ของ Porterซึ่งเป็นการวิเคราะห์อำนาจหรืออิทธิพลของผู้จัดจำหน่าย (supplier), ลูกค้า (buyer), การคุกคามของสินค้าทดแทน (threat of substitute), คู่แข่ง (industry competitor), และอุปสรรคกีดขวางผู้แข่งขันรายใหม่ (barrier to entry) ที่มีต่อกลยุทธ์ทางธุรกิจซึ่งเป็นตัวสร้างอำนาจในการแข่งขันสามประการ คือ การสร้างความแตกต่าง การเป็นผู้นำด้านต้นทุน และการเน้นความสำคัญเฉพาะเรื่อง
            ตามแนวความคิดของ Porter การสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ด้านหนึ่งคือใช้การลดค่าใช้จ่ายเพื่อการเป็นผู้นำด้านต้นทุนต่ำ อีกด้านหนึ่งคือการใช้เวลา คุณภาพ และการปรับปรุงนวัตกรรมเพื่อสร้างความแตกต่าง การใช้กลยุทธ์ธุรกิจแบบไหนอย่างไรจะขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมขององค์กรหรือของหน่วยงานในองค์กร ตัวอย่างเช่น ความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์กรที่อยู่ในตลาดที่มีการเคลื่อนไหวสูงอาจเกิดมาจากการพัฒนาสินค้าและนวัตกรรม แต่ในตลาดอื่น ความได้เปรียบอาจสร้างมาจากการผลิตด้วยต้นทุนที่ต่ำ ดังนั้น เราจึงสามารถพัฒนาวัตถุประสงค์หลักของการจัดการความรู้ขึ้นมาเป็นสองอย่าง คือ การจัดการความรู้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ (efficiency) และการจัดการความรู้เพื่อปรับปรุงนวัตกรรม (innovation) กลยุทธการจัดการความรู้จะแปรเปลี่ยนไปตามวัตถุประสงค์ของการจัดการความรู้
            ความสนใจอยู่ที่ว่าจะใช้การจัดการความรู้มาเพิ่มความสามารถในการแข่งขันได้อย่างไร กลยุทธ์ด้านการจัดการความรู้แบบไหนที่เหมาะกับกลยุทธ์ทางธุรกิจและสามารถสร้างความสำเร็จสูงสุดให้แก่ธุรกิจได้ เป็นการยากที่จะศึกษาการจัดการความรู้โดยไม่ได้วิเคราะห์วิสัยทัศน์ของบริษัท การจัดองค์กร และลักษณะที่เป็นเอกลักษณ์ของบริษัท เราสามารถจัดกลุ่ม KM Initiativeเป็น 4 กลุ่มตามการผสม (combination) ของกลยุทธ์ธุรกิจกับกลยุทธ์การจัดการความรู้ คือ
1.            Codification กับ Efficiency
2.            Efficiency กับ Personalization
3.            Innovation กับ Codification
4.            Innovation กับ Personalization
                  
Innovation กับ Personalization
                   บริษัทที่ต้องการใช้การจัดการความรู้เป็นฐานในกระบวนการจัดการนวัตกรรม ได้กระตุ้นการสร้างสรรและการแลกเปลี่ยนความรู้ให้เกิดขึ้นด้วยการส่งเสริมให้บุคคลากรมีการสื่อสารและร่วมมือกัน (communication and collaboration) วิธีการนี้มีความเหมาะสมเป็นพิเศษในการนำมาใช้กับกระบวนการทำงานซึ่งมีความซับซ้อน ไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน สามารถใช้นำมาแก้ปัญหาใหม่ๆ ค้นหาคำตอบเฉพาะเรื่องให้กับลูกค้า และพัฒนานวัตกรรมสินค้า  สมบัติที่ซ่อนในตัวบุคคลซึ่งเรียกว่า Tacit Knowledge เป็นหัวใจของกลยุทธ์แบบ Personalization การแลกเปลี่ยนTacit Knowledge กันโดยตรงในบรรยากาศแบบกันเอง (socialization) เป็นเงื่อนไขสำคัญในการสร้างความรู้และกระบวนการทางนวัตกรรม ความคิดใหม่ๆและความคิดสร้างสรรสามารถเกิดขึ้นได้จากปฏิสัมพันธ์ของบุคคลที่มีภูมิหลังด้านถิ่นที่อยู่ วัฒนธรรม หรือระเบียบชีวิตที่แตกต่างกัน การมีเวทีการอภิปราย การใช้ e-mail การใช้สื่อประเภท TV หรือ Video conference ล้วนเป็นเครื่องมือที่ใช้ส่งเสริมกลยุทธ์แบบ Personalization ได้ทั้งสิ้น

Efficiency and Codification
                   บริษัทที่ใช้การจัดการความรู้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน จะใช้ฐานข้อมูลและระบบจัดการข้อมูลเพื่อการเผยแพร่หรือกระจายผลการทำงาน (best practices)กลยุทธ์ประเภทสนองวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพการทำงานจะเน้นไปที่การนำความรู้ที่มีอยู่กลับมาใช้ใหม่ ไม่มีความจำเป็นอะไรที่จะต้องนำบุคคลากรมาแลกเปลี่ยนความรู้และประมวลจากการพูดคุยมาสร้างเป็นความรู้ใหม่ กลยุทธ์การจัดการความรู้ที่เรียกว่า Codification Strategy จะใช้งานได้ดีกับกลยุทธ์ธุรกิจประเภทนี้ ความรู้จะเป็นความรู้ที่ภายนอกตัวคนที่จัดหมวดหมู่ และเก็บไว้ในฐานข้อมูล กลยุทธ์นี้เหมาะสำหรับกิจกรรมที่ทำซ้ำๆหรือเพื่อใช้แก้ปัญหาที่คล้ายของเดิม ปัญหาจะได้รับการแก้ไขได้เร็วขึ้น เป็นการพัฒนาทักษะและสมรรถนะการทำงานของบุคคลากร องค์กรที่ใช้กลยุทธ์การจัดการความรู้ประเภทนี้จะใช้ Knowledge Database, Data Warehouse และDocument Management เป็นเทคโนโลยีหลัก

สรุป
                   องค์กรที่กลยุทธ์ธุรกิจต้องการประสิทธิภาพของกระบวนการควรใช้กลยุทธ์การจัดการความรู้แบบ Codification Strategy ส่วนองค์กรที่กลยุทธ์ธุรกิจต้องการนวัตกรรมในสินค้าหรือกระบวนการผลิตสินค้าควรใช้กลยุทธ์การจัดการความรู้แบบ Personalization Strategyนอกจากนั้น KM Initiative ควรรองรับวัตถุประสงค์ของกลยุทธ์ธุรกิจ วัตถุประสงค์ที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการข้อมูล คือ เพื่อลดความไม่แน่นอนและความกำกวมอันเนื่องมาจากมีข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์เพียงพอ (equivocality) ซึ่งอาจทำให้เกิดการตีความที่ขัดแย้งกัน องค์กรที่ต้องการนวัตกรรมจะพบปัญหาความกำกวมในการตีความ จึงต้องการช่องทางการสื่อสารที่ให้ข้อมูลที่ชัดแจ้ง เช่นการพูดคุยกันซึ่งหน้า ส่วนองค์กรที่ต้องการประสิทธิภาพอาจพบปัญหาเรื่องความกำกวมในการตีความน้อยกว่า กลยุทธ์แบบ Codification Strategyจึงมีความเหมาะสมที่จะนำมาใช้มากกว่า

                   เป็นไปได้ที่บางองค์กรใช้ทั้งสองกลยุทธ์  Codification และ Personalization ไม่ใช่กลยุทธ์ที่อยู่กันคนละขั้วแต่เป็นกลยุทธ์ที่สามารถผสมผสานกันได้ ตัวอย่างเช่นบางบริษัทที่มีวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานจะใช้ Codification Strategy เป็นหลัก ขณะเดียวกันก็ใช้การปรึกษาหารือหรือคุยข่าว (newsgroup) เป็นช่องทางให้พนักงานได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนความรู้และผลงานของตนกันได้โดยตรง ยังไม่มีผลการศึกษาที่แน่ชัดว่าบริษัทที่ใช้ทั้งสองกลยุทธ์นั้นประสบความสำเร็จดีขึ้นเพียงใด แต่ก็พอจะอนุมานได้ว่าการใช้กลยุทธ์แบบใดแบบหนึ่งเพียงแบบเดียวน่าจะคับแคบไป เช่นการใช้ Codification Strategy และการใช้ความรู้เก่าซ้ำๆ อาจไม่เพียงพอที่จะรับกับความผันผวนและพลวัตในตลาด ในขณะเดียวกันก็ไม่ได้หมายความว่าการให้โอกาสบุคลากรได้มาพบปะหารือกันจะทำให้เกิดนวัตกรรม หากไม่มีการนำความรู้ที่เกิดขึ้นจากการนั้นไปใช้ และยังไม่มีหลักฐานที่ชัดเจนพอที่จะกล่าวว่า การจับคู่กลยุทธ์ระหว่าง Efficiency กับ Personalization และระหว่าง Innovation กับ Codification จะทำให้องค์กรมีผลการปฏิบัติงานที่ต่ำลง
                  
อุปสรรคของการจัดการความรู้

                   จากผลการศึกษาที่ทำขึ้นเร็วๆนี้ที่ว่าลักษณะทางสังคมและวัฒนธรรมของประเทศน่าจะมีอิทธิพลต่อวัฒนธรรมขององค์กร ต่อการปฏิบัติและความสำเร็จของการจัดการความรู้ องค์กรที่มีวัฒนธรรมให้ความสำคัญกับการแบ่งชั้นของอำนาจ (Power distance) และสถานภาพทางสังคมอาจส่งผลต่อแรงจูงใจที่จะแบ่งปันความรู้ ต่อทิศทางการเคลื่อนไหลของความรู้ ต่อการเข้าถึงความรู้ และขัดขวางความสำเร็จของกลยุทธ์การจัดการความรู้ วัฒนธรรมถือชั้นถืออำนาจน่าจะมีการแบ่งปันความรู้น้อย นั่นหมายความว่า กลยุทธ์การจัดการความรู้แบบหนึ่งๆอาจมีประสิทธิผลที่แตกต่างกันในแต่ละประเทศ

ไม่มีความคิดเห็น:

โพสต์ความคิดเห็น